Was eine offene Stelle wirklich kostet

Bedeutet eine unbesetzte Stelle gleichzeitig eine Kostenersparnis für das Unternehmen? Im ersten Moment mag man diesem Gedankenspiel Glauben schenken. Die Unternehmer*innen, die ihre Zahlen genau kennen, wissen, dass dies häufig ein Trugschluss ist. Denn Leerstandskosten wie z. B. Umsatzverluste können in erheblichem Maß gewinnmindernd aufschlagen. Wie erheblich sich eine unbesetzte Stelle in Ihrem Unternehmen auswirkt, wie Sie Leerstandskosten berechnen und was Sie präventiv dagegen machen können, erfahren Sie in diesem Artikel von uns.

Was ist Cost-of-Vacancy (COV)?

Die Cost-of-Vacancy, übersetzt „Kosten für Leerstand“, beinhaltet drei wesentliche Faktoren: Hard Costs, Soft Costs und verpasste Wachstumschancen.

Hard Costs

Unter die Hard Costs, auch „Harte Kosten“ genannt, können Mehrkosten aufgrund von höheren Arbeitsbelastungen der verbliebenen Mitarbeiter*innen fallen. So kommt es vielleicht zu höheren Lohnkosten durch Überstunden oder Wochenendeinsätzen, die mit einer Stellenbesetzung nicht aufgekommen wären. Manchmal werden auch teurere Dienstleister*innen in Anspruch genommen, um das Arbeitspensum aufrechtzuerhalten. All diese Kosten fallen unter Hard Costs, da sie sich schwarz auf weiß in der Buchhaltung des Unternehmens finden lassen und immer voll durchschlagen.

Soft Costs

Soft Costs sind hingegen Kosten, die nicht unbedingt zu Buche schlagen bzw. konkret der vakanten Stelle zugeschrieben werden können. Zu den „weichen Kosten“ gehören beispielsweise Produktivitätsverluste. Es kann sein, dass keine weiteren Kundenaufträge angenommen werden können, weil die Arbeitskraft fehlt, um diese adäquat abzuarbeiten. Zudem kann sich die Arbeitsmoral innerhalb des überlasteten Teams verschlechtern, sodass aufgrund sinkender Motivation, Qualitätseinbußen folgen. Im schlimmsten Fall schädigen solche Entwicklungen sogar dem Ruf des Unternehmens.

Verpasste Wachstumschancen

Darüber hinaus beeinflussen natürlich auch verpasste Wachstumschancen die zukünftigen Gewinne und Betriebsergebnisse. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen fokussieren sich vermehrt auf auftretende Problemstellungen, die aus der fehlenden Besetzung heraus entstanden sind. Gefangen im operativen Tagesgeschäft, fällt es ihnen deutlich schwerer, sich auf strategische Ausrichtungen zu konzentrieren oder notwendige Schritte für ein innovatives Wachstum voranzutreiben.

Leerstandskosten anhand von Umsatzverlust berechnen

In diesem Fall verwenden wir ein simples Beispiel für die Berechnung der Leerstandskosten: die unbesetzte, umsatzgenerierende Vertriebspositionen. Hierbei ist einfach nur die Verkaufsquote, die nicht erfüllt wird, während die Position unbesetzt bleibt, heranzuziehen. Der entgangene Gewinn aus Verkäufen entspricht den Leerkosten.

Rechenbeispiel:

Ein Unternehmen hat gerade seine beste Vertriebskraft verloren. Die Person erhielt eine jährliche Vergütung von 120.000 €, was 30 % der Nettoeinnahmen (nach Steuer) betrug. Das Unternehmen geht davon aus, dass die Besetzungszeit 65 Tage betragen wird.

1. Schritt: Berechnung des entgangenen Gewinns auf ein Jahr

120.000 € Vergütung / 30 * 100 = 400.000 € Nettoeinnahmen

400.000 € Nettoeinnahmen – 120.000 € Provision = 280.000 € entgangener Gewinn

2. Schritt: Berechnung des entgangenen Gewinns auf die Besetzungszeit

280.000 € / 260 Arbeitstage * 65 Tage geschätzte Zeit bis Neubesetzung = 70.000 € Leerkosten für 65 Tage

Unterm Strich entstehen dem Unternehmen also 70.000 € Leerkosten für eine Stelle, die 65 Tage unbesetzt bleibt.

Weitere Leerstandskosten

Doch neben den Leerstandskosten aufgrund von Umsatzverlusten, gibt es weitere Positionen, die berücksichtigt werden müssen. Denn interne Mitarbeiter*innen in Verwaltung und Produktion könnten durch den Einbruch des Verkaufs nicht voll ausgelastet sein. Es entstehen Leerläufe, obwohl die Mitarbeiter*innen weiterhin die gleichen Gehälter beziehen. Hier wird es schon deutlich schwieriger, die Kosten aufzudecken.

Eine gute Kostenstellenrechnung bringt hier Licht ins Dunkel. Denn durch diese kann in Erfahrung gebracht werden, wie stark innerbetriebliche Ressourcen am Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung gebunden sind. Sind die Fixkosten niedrig, und es dominieren hauptsächlich variable Kosten die Buchhaltung, wirkt sich der Ausfall der Mitarbeiter*innen weniger stark aus. Umgekehrt gehen mit hohen Fixkosten, auch deutlich höhere Leerstandskosten einher.

Nie wieder Leerstände

Kluge Unternehmen fragen sich an diesem Punkt: Wie kann ich bereits vorsorglich einen qualifizierten Bewerberpool aufbauen? Wie kann ich Talente finden und bei diesen dauerhaft das Interesse hochhalten? Tatsächlich eröffnen die heutigen sozialen Medien hierzu eine große Bandbreite an Möglichkeiten. Denn nichts ist einfacher als online, Mitarbeiter*innen in das unternehmerische Umfeld zu holen, wenn man weiß, wie. Alternativ kann man aber auch einen Recruiting-Profi zurate ziehen, der hierbei bereits ausreichend Know-how gesammelt hat und einen unnachahmlichen Track-Rekord aufweist.

Ob im Alleingang oder mit professioneller Hilfe, in beiden Fällen kommen Unternehmen bestimmter Branche nicht mehr an präventiven Recruiting-Maßnahmen vorbei, wenn sie flexibel bleiben möchten. Das beantwortet auch, warum fast alle aktuell beliebten Recruiting-Trends darauf aufbauen, eine „Sogwirkung“ bei der Bewerberzielgruppe zu erzeugen. Welche Trends derzeit vorherrschen, lesen Sie hier.

Fazit von HEADFOUND

Wie man sieht, sorgt eine unbesetzte Stelle für deutlich mehr Umwälzungen als viele im ersten Moment annehmen. Im schlimmsten Fall können sich sogar Tendenzen zeigen, die geschwächte Unternehmen in die Insolvenz führen. Das ist jedoch stark vom Einzelfall abhängig. Mehr dazu hier.

Wichtig ist nur, dass man eine unbesetzte Stelle nicht zu leichtfertig hinnimmt. Sich baldmöglichst um die Neubesetzung der Stelle zu kümmern, ist daher essenziell für das gesunde Fortbestehen des Unternehmens. Idealerweise: Präventiv! Denn wer sich einen aktiven Kontaktpool aus Talenten aufgebaut hat, bleibt in einer starken Position und kann sich mühelos die Besten ins Unternehmen holen, ohne Abstriche zu machen.

Sie möchten nie wieder Leerstände und Ihre besten Mitarbeiter*innen dauerhafter binden? Dann freuen wir uns auf eine Kontaktaufnahme von Ihnen!

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